Jak poprawnie przygotować i złożyć ofertę w przetargu?

Poprawnie przygotowana oferta to dla wykonawcy podstawa każdego postępowania przetargowego. Sprawdźmy dziś, jak odpowiednio przygotować ofertę do przetargu i o czym jeszcze warto pamiętać w trakcie tej procedury.

Informacja o przetargu – co sprawdzić przed złożeniem oferty?

Załóżmy, że znaleźliśmy już interesujące nas zamówienie publiczne i chcemy złożyć ofertę do przetargu. Powinniśmy zacząć od dokładnego sprawdzenia dokumentacji zamówienia publicznego. Informacja o przetargu i pełna dokumentacja zamówienia znajduje się zwykle na stronie internetowej zamawiającego. Najważniejsze dokumenty dotyczące zamówienia publicznego to:

• Specyfikacja Warunków Zamówienia, w skrócie SWZ. Kluczowy dokument, który zawiera wszystkie warunki, jakie musi spełnić wykonawca. Określa również wysokość wadium oraz to, jakie dokumenty musi złożyć firma składająca ofertę w przetargu.
• Dokładny opis przedmiotu zamówienia łącznie ze specyfikacjami technicznymi czy projektem w przypadku prac budowlanych.
• Wzór formularza oferty przetargowej – czyli dokument, który wykonawca musi wypełnić i złożyć w odpowiednim terminie. Formularz ten jest podstawą złożenia oferty do przetargu.
• Wzór umowy – treść umowy, podpisywanej przez zamawiającego z wykonawcą, który wygra przetarg.
• Dokumentacja przetargu powinna zawierać również wzory pozostałych oświadczeń, które musi złożyć wykonawca w ramach składania oferty do przetargu.

Jeżeli jest to nasz pierwszy kontakt z dokumentacją przetargową, to na pierwszy rzut oka całość może wydawać się zawiła i skomplikowana. Każdy kolejny przetarg będzie jednak łatwiejszy. Pamiętajmy również, że w razie wątpliwości, jako zamawiający zawsze możemy zwrócić się do wykonawcy o doprecyzowanie informacji zawartych w dokumentacji. Forma i terminy składania takich pytań są również określone w SWZ.

Jak przygotować i złożyć ofertę do przetargu?

Złożenie oferty przetargowej polega na poprawnym wypełnieniu i złożeniu formularza oferty wraz z resztą wymaganej dokumentacji. Formularz oferty zawiera zwykle takie informacje jak cena czy okres gwarancji. Nasza oferta powinna obejmować dokładnie i tylko to, co jest określone w dokumentacji przetargowej. Pamiętajmy, że proces wyboru oferty w przetargu jest bardzo mocno sformalizowany. Nieco więcej napisaliśmy o tym w kolejnym akapicie.

Poza samym formularzem oferty najczęściej musimy złożyć również inne dokumenty. Są one określone we wspomnianej już Specyfikacji Warunków Zamówienia. Najczęściej są to oświadczenia do przetargu dotyczące spełnienia warunków zamówienia publicznego oraz braku przesłanek do wykluczenia. W wielu przypadkach zamawiający wymagają jednak również innych dokumentów jak, chociażby odpis z KRS. Każdorazowo należy sprawdzić, czy dokumenty powinny być złożone z ofertą, czy dopiero po wyłonieniu zwycięzcy przetargu. W tym drugim przypadku warto upewnić się, że w razie wybrania naszej oferty będziemy w stanie przygotować dodatkowe dokumenty na czas.

Kluczowe jest również dostarczenie naszej oferty w odpowiednim terminie i w odpowiedni sposób. Do końca 2020 roku dokumenty, w zależności od konkretnego przetargu dostarczało się pisemnie lub drogą elektroniczną. Jednak od 1 stycznia 2021 oferty we wszystkich postępowaniach przetargowych będą składane drogą elektroniczną.

O dokumentach, którymi przedsiębiorca chcący wystartować w przetargu publicznym winien uzyskać i dysponować szerzej pisaliśmy we wcześniejszym artykule – Udział MŚP w zamówieniach publicznych – co przedsiębiorca powinien wiedzieć i na co zwrócić uwagę.

Wybór oferty przetargowej

Po złożeniu oferty i wszystkich wymaganych dokumentów pozostaje nam czekać na wybór oferty przetargowej. Aby uniknąć jakichkolwiek niejasności, proces wyboru najkorzystniejszej oferty w przetargu publicznym został jasno określony w Rozdziale 7. Wybór najkorzystniejszej oferty  ustawy ─ Prawo zamówień publicznych. PZP jest najważniejszym aktem prawnym regulującym zasady przetargu publicznego. Kluczowym kryterium jest oczywiście cena. W przypadku wielu przetargów publicznych kwota zamówienia może być jedynym kryterium. Jeśli kilku wykonawców złoży oferty z taką samą ceną, zamawiający może wezwać ich do złożenia ofert dodatkowych, które zdecydują o rozstrzygnięciu. Każdy wykonawca, którego oferta nie zostanie wybrana, może również złożyć odwołanie.

Jeśli interesuje Was temat udziału firm z sektora MŚP w przetargach publicznych, zapraszamy również do zapoznania się z produktem Pożyczka Regionalna (wsparcie finansowe w realizacji zamówień publicznych) oraz publikacji Na jakie bariery napotyka sektor MŚP przy zamówieniach publicznych?.